Zanim klikniesz „wyślij"
Pierwsza faktura w KSeF wygląda niemal tak samo jak ta, którą wystawiałeś dotąd — różnica jest „pod maską". Zamiast PDF‑a, dokument zostaje zapisany w centralnym systemie i dostaje swój numer. Reszta, czyli pozycje, stawki i kontrahent, działa intuicyjnie.
Najlepiej zrobić to najpierw na sucho — fakturą testową — żeby zobaczyć cały przepływ bez presji. Dopiero potem wystaw fakturę klientowi. W programie z obsługą KSeF większość pól uzupełnia się automatycznie — jak to wygląda w praktyce, pokazuje moduł faktur i płatności KSeF w Mizzox.
Pięć kroków do wystawienia faktury
Przygotuj dane
Miej pod ręką NIP nabywcy, opis usługi/towaru, stawkę VAT i termin płatności. To wszystko, czego potrzebujesz do poprawnej faktury.
Dodaj kontrahenta
Wpisz NIP — w dobrym programie dane firmy podciągną się automatycznie z GUS, a numer konta zostanie sprawdzony na Białej Liście VAT.
Uzupełnij pozycje i stawki
Dodaj pozycje faktury, ilości i stawki VAT. Program przeliczy kwoty netto/brutto i przygotuje strukturę FA_VAT.
Wyślij fakturę do KSeF
Zatwierdź dokument i wyślij go do systemu. Wysyłka trwa kilka sekund.
Zapisz numer KSeF
System zwróci unikalny numer KSeF — to on potwierdza wystawienie faktury i zastępuje rolę „oryginału”.
Skrót Jeśli chcesz przejść te kroki od razu w praktyce, bez instalacji i kosztów, możesz założyć darmowe konto w Mizzox i wystawić pierwszą fakturę testową w kilka minut — z danymi kontrahenta pobieranymi automatycznie z GUS.
Co zrobić zaraz po wystawieniu
- Zapisz numer KSeF — to on potwierdza, że faktura istnieje w systemie.
- W razie potrzeby wyślij klientowi wizualizację (PDF) dla wygody.
- Upewnij się, że dokument trafi do księgowej (sama pobierze z KSeF lub dostanie od Ciebie).
Najczęstsze pytania
Czy muszę wysyłać klientowi PDF po wystawieniu faktury w KSeF?
Formalnie faktura istnieje w KSeF i to numer KSeF jest dowodem. W praktyce wielu przedsiębiorców nadal wysyła klientowi wizualizację (PDF) dla wygody — to dozwolone, ale to nie ona jest dokumentem źródłowym.
Ile trwa wystawienie faktury w KSeF?
W dobrym programie, z danymi pobieranymi z GUS, pojedyncza faktura zajmuje kilkadziesiąt sekund. Pierwsza zawsze trwa dłużej — kolejne idą błyskawicznie.
Co, jeśli pomylę się w fakturze?
Faktury w KSeF nie usuwasz — błąd poprawiasz fakturą korygującą powiązaną z dokumentem pierwotnym. Pokazujemy to w osobnym artykule o korektach.